Ce plugin est né du constat que depuis la version 1.8, SPIP est bien plus qu’un outil de communication, il est un outil de travail en particulier pour les nombreuses associations de la sphère spipienne.
Les Fonctionnalités
- Profil de votre association
- Gestion des adhérents
- Gestion des cotisations et des relances
- Gestion des dons
- Gestion des ventes de produits issus de l’association
- Gestion des activités
- Livre de comptes
Barre de menu
Compatible IE7, Firefox, Opéra et sans doute tous les autres navigateurs.
Installation
Comme tous les plugins en suivant la procédure habituelle. Le plugin installe plusieurs nouvelles tables dans la base. Il est donc possible de faire ressortir des informations dans la partie publique du site en utilisant les boucles SPIP.
Profil de l’assocation
Vous pouvez entrer les coordonnées et certains renseignements sur votre association. En outre il est possible de personnaliser l’interface privée :
Sélection des modules utiles
Choix entre une indexation des adhérents numérique incrémentielle ou structurée
Catégories de cotisation
Les catégories de cotisation permettent d’automatiser la saisie des cotisations.
Les balises suivantes sont disponibles sur une boucle (SPIP_ASSO_CATEGORIES) : #ID_COTISATION, #VALEUR, #LIBELLE, #COTISATION, #DUREE. Le champ "valeur" est destiné à la gestion de critères, par ex. valeur="ordinaire" pour cotisation annuelle ordinaire.
Gestion des banques
La gestion des banques facilite la gestion de la trésorerie et l’établissement des avoirs de l’association. Elle fait en outre correspondre chaque paiement à un compte bancaire dépositaire. Le compte "caisse" (pour les paiements en liquide .... dans la petite boîte métallique fermée à clé!!!!!) est préenregistré.
Les balises suivantes sont disponibles sur une boucle (SPIP_ASSO_BANQUES) : #ID_BANQUE, #CODE, #INTITULE, #REFERENCE, #SOLDE. Le champ "code" est destiné à la gestion de critères, par ex. code ="banque1" pour le compte bancaire n°1.
Gestion des membres
Tous les champs peuvent être utilisés en balise sur une boucle (SPIP_ASSO_ADHERENTS) : #ID_ADHERENT, #NOM, #PRENOM, #SEXE, #FONCTION, #RUE, #CP, #VILLE, #EMAIL, #TELEPHONE, #PORTABLE, #PROFESSION, #SOCIETE, #CATEGORIE, #VALIDITE, #PUBLICATION, #REMARQUES.
Deux modèles de balises formulaires sont également disponibles #FORMULAIRE _ADHERENT pour la demande d’adhésion depuis l’espace public et #FORMULAIRE_MODIF_ADHERENT pour l’édition des données en lignes. Ce dernier nécessite le plugin balise_session.
Certains champs adhérents peuvent être personnalisés en utilisant le fichier de langue lang/asso_fr.php. Il s’agit des champs Référence interne (#ID_ASSO), Secteur (#SECTEUR) et Utilisateurs 1 à 4 (#UTILISATEURX).
Il est prévu 4 statuts de cotisants (#STATUT) :
Prospect (prospect) : Le statut initial par défaut à l’enregistrement du membre
A jour (ok) : Le statut après enregistrement d’une cotisation
A échéance (echu) : Le statut après dépassement de la date de validité de la cotisation. Ce statut est attribué automatiquement
Relancé (relance) : Le statut après la première relance de cotisation
Désactivé (sorti) : Ce statut permet d’exclure un cotisant tout en conservant ses informations. La suppression est quant à elle définitive.
La couleur des lignes du tableau des membres change suivant le statut.
Le plugin recherche automatiquement les adresses email identiques dans les tables SPIP_ASSO_ADHERENTS et SPIP_AUTEURS et permet donc d’établir un lien (#ID_AUTEUR) avec cette dernière. Ce lien est affiché dans le tableau des membres. Inversément, pour chaque nouvel adhérent, il est créé un "visiteur SPIP", s’il n’existe pas encore. Les fonctions de contrôle d’accès sont donc utilisables dans l’espace public.
Le tableau peut être sorti au format pdf.
Relances
Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer un email de relance de cotisation aux adhérents disposant d’une adresse email. Par défaut les adhérents à échéance sont sélectionnés.
Le message par défaut peut également être personnalisé par le fichier de langue asso_fr.php. Le texte peut être rédigé en html.
Rien ne vous empêche d’adresser d’autres types d’email à vos adhérents. Il suffit d’utiliser le sélecteur prévu à cet effet.
On peut également imprimer des étiquettes adresses. En attandant mieux, le règlage se fait dans le fichier (action_labels.php)
Gestion des dons
Vous pouvez gérer ici les dons fait à l’association, qu’ils soient financiers ou colis. Les dons financiers sont centralisé dans le livre de comptes.
Tous les champs peuvent être utilisés en balise sur une boucle (SPIP_ASSO_DONS) : #DATE, #BIENFAITEUR, #ARGENT, #COLIS, #VALEUR.
Ventes associatives
Ce petit module vous permet de gérer la vente des produits de votre association, en ce compris les envois.
Tous les champs peuvent être utilisés en balise sur une boucle (SPIP_ASSO_VENTES) : #DATE_VENTE, #ACHETEUR, #ARTICLE, #CODE, #PRIX_VENTE.
Gestion des activités
A partir du tableau des évènements (plugin agenda), il est possible de gérer les inscriptions à ces évènements et d’enregistrer le paiement des participations
Tous les champs peuvent être utilisés en balise sur une boucle (SPIP_ASSO_ACTIVITES) : #ID_ACTIVITE, #DATE, #NOM, #ID_ADHERENT, #MEMBRES, #NON_MEMBRES, #ADRESSE, #EMAIL, #TELEPHONE, #INSCRITS, #MONTANT, #DATE_PAIEMENT, #STATUT, #COMMENTAIRE.
Un modèle de balise formulaire est disponible #FORMULAIRE _INSCRIPTION pour l’inscription aux activités depuis l’espace public. Ce dernier doit être placé dans une boucle EVENEMENTS.
A chaque inscription depuis l’espace public un mail de confirmation est envoyé au participant et au webmaster.
La couleur des lignes du tableau des membres change suivant le statut.
Le tableau des inscriptions peut être sorti au format pdf.
Livres de comptes
Les opérations de cotisations, de dons financiers et de ventes associatives sont centralisées dans une feuille de comptes qui en offre une vue chronologique. Il est également possible d’y ajouter des achats et d’obtenir un bilan des résultats et des avoirs de l’association.
Ce module n’a pas pour objectif de concurrencer les logiciels de comptabilité, mais de donner une vue approximative de la situation financière de l’association au travers des opérations de routine.
La validation permet de rendre définitives les lignes d’écriture.
Feuille de route
Dans les futures versions à venir, en plus des raffinements divers, nous rajouterons d’autres fonctions :
Fusion de la table adhérents dans la table auteurs
Amélioration de l’internationalisation (merci d’avance pour l’aide proposée)
Amélioration de la comptabilité
Inscription aux newsletters de spip_listes
Gestion des prêts (matériels, livres,....)
Nous sommes conscients qu’il n’existe pas 2 associations identiques et que certains besoins ne seront pas rencontrés ici. Alors n’hésitez pas faites-nous part de vos demandes. Nous essayerons d’en tenir compte.
Comme le bon vin, ce plugin se déguste avec
Import CSV pour l’archivage des données et les mailing papier
Balise_session pour la sécurisation de votre site
Forms & Tables pour l’interactivité de votre site
Agenda pour la gestion de vos activités
Spip-listes pour vos lettres électroniques
Article_pdf pour les impressions de vos articles
.... entre autres !
Notes de versions
Version 0.4
Génération de documents pdf (Etiquettes, tableau adhérents)
Formulaire de demande d’adhésion et de modifications des données à partir du site public (nécessite le plugin Balise_session).
Validation des écritures comptables
Internationalisation des pages adhérents (Merci à Thibault Taillandier)
Ajout automatisé du visiteur SPIP
Recherche adhérent sur ID (ou ref int)
Version 0.5
Gestion des activités
inscription2 (dont la balise me donne une page blanche... et pour qui le lien entre adhérents d’’inscriptions2 et membre de association ne se fait pas
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